Closing

Alhamdulillah sudah keluar dari dari yang namanya akhir bulan. Setiap akhir bulan selalu disibukkan dengan sejumlah angka yang ruwet dan susah sekali untuk diturut asal-usulnya.
Jadi ini ceritanya curhat ya, yang mau muntah silakan, mumpung saya sekarang narsis.
Sejak berpindah bagian di pabrik ini, ternyata pekerjaan yang dipegang benar-benar berubah secara drastis. Yang biasanya saya lihai membuat laporan dalam bentuk slide maupun cerita, sekarang laporannya dalam bentuk angka. Yang biasanya pegang Power Point dan Word, sekarang pegang Excel dan ERP. Yang biasanya bekerja dengan daya khayal tingkat tinggi, sekarang mengharuskan ketelitian tingkat tinggi. Tingginya seberapa?


Kegiatan rutin yang bisa dibilang memusingkan sekaligus mendebarkan.Terkubur dalam belantara angka-angka, yang dengan melihatnya saja mata berkunang-kunang, apalagi mendengar penjelasannya.
Cara gampangnya begini, semua bahan yang dibeli, yang diproduksi dan yang dijual harus tercatat. Bahan mentah, bahan setengah jadi, bahan jadi, barang siap jual harus tercatat dan teridentifikasi dengan baik. Dari belantara angka itu, harus dibuatkan sebuah laporan dalam 1 sampai 3 lembar saja yang menggambarkan keseluruhan kondisi pembelian, kondisi material, kondisi produksi, kondisi keuangan, serta kondisi penjualan
.
 3 lembarnya itu mudah, yang susah adalah harus bisa menjawab dari semua kemungkinan pertanyaan secara detail karena 3 lembar tidak menampilkan detail proses selama 1 bulan.
Masih bingung juga. begini, bayangkan jika ... eh jangan dibayangkan deh, nanti malah pusing. Biar pusingnya buat saya saja.
Dalam membuat sebuah tempe dengan model tertentu, dibutuhkan kedelai, ragi, daun pisang, lidi, serta bahan-bahan lain hingga 400 macam bahan. Padahal di pabrik ini mempunyai 300 varian model tempe berbagai rasa. Asal tahu saja, setiap bulan pabrik ini memproduksi tidak kurang dari 6 juta produk. Ndak usah bingung, itu angka apa nanti malah kena batuk.
Masing-masing proses dan bagian, punya pencatatan sendiri-sendiri, punya data sendiri-sendiri. Tugas masing-masing bagian adalah tertib untuk memperbarui semua bentuk perubahan perpindahan bahan, dalam bahasa kerennya, wajib upload transaksi pada sistem yang telah disediakan. Sistem ini sebagai penampung data. Sebagai basis data agar bisa digunakan oleh bagian lain untuk mengambil keputusan.
Dalam proses upload transaksi ini, ada banyak sekali data yang harus dimasukkan. Jumlah bahan bakunya saja sekitar 160 sekian, eh berapa tadi? tuuh kan belum apa-apa sudah lupa. Bukan hanya mungkin, tapi sering terjadi kesalahan. dan ini akan sangat panjang sekali jika masing-masing bagian ngotot dengan pendapatnya masing-masing, dengan data masing-masing. Padahal yang namanya pimpinan kan nggak mau tahu dengan itu semua, yang penting di akhir bulan semua pembelian barang sudah OK tidak masalah, semua penyimpanan dan pengeluaran barang klop, barang-barang produksi juga lancar, gudang barang jadi juga sesuai angkanya serta bagian pembayaran juga lancar. Tapi kan selaluuu saja ada masalah yang muncul.
Dari masalah yang muncul itu, masing-masing bagian membawa data sendiri-sendiri serta argumennya. Barang kurang misalnya, siapa yang harus bertanggung jawab ? Bagian pembelian klaim sudah membeli dengan jumlah yang sesuai, bagian gudang sudah menghitung dengan jumlah yang sesuai, bagian produksi sudah memproduksi dengan jumlah yang sesuai, bagian gudang barang akhir juga sudah menghitung dengan jumlah yang sesuai. tapi aktual barangnya, ADA YANG KURANG!

Harus dilakukan analisis data. Maka bisa dibayangkan, file excel itu dari ujung baris 1 hingga baris bawah 65536 tidak cukup untuk menampung data sekian banyak. Belum mengolahnya. Maka tidak heran, sekali buka file excel akan langsung berkaitan dengan 20 hingga 30 file excel yang lain. Membandingkan satu sama lain. Mencocokkan dengan sistem yang ada, siapa yang bertanggung jawab terhadap apa. Kurangnya dimana, hilangnya dimana? Dari situlah bisa diketahui fraud terjadi pada proses apa.

Memang catatan data manual atau data harian sangat diperlukan sebagai barang bukti. Cukup kuat dipakai sebagai argumen kontrol, namun akan membuat jumlah catatan semakin banyak. Logikanya, menghitung barang yang sama oleh siapa saja harusnya jumlahnya tetap. Namun karena sangat banyak sekali tangan yang membuat data, sudah dipastikan ada perbedaan (dalam taraf toleransi yang diijinkan).
Menjaga sistem, butuh ketelitian tingkat dewa. Mencermati angka satu demi satu, dibandingkan satu dengan yang lain, membuat rumus sakti untuk memudahkan pengecekan dan perbandingan. Mencari kesalahan proses dan memperbaikinya serta menstabilkan sistem. Karena sistem dibatasi oleh aturan-aturan yang sangat ketat. Sebuah transaksi terjadi kesalahan, akan menghambat transaksi berikutnya. Maka di akhir bulan muncullah pending transaksi akibat kesalahan-kesalahan proses ataupun kesalahan sistem itu sendiri. Demi mendapatkan ajian kesabaran tingkat dewa, maka saya mencermati semua pending tersebut, menurutkan prosesnya dan menemukan kesalahannya untuk kemudian dibuatkan sebuah tutorial penyelesaian masalah agar tidak terulang kembali di bulan depan. Sekaligus memberikan training kepada member bersangkutan.
Setelah proses dan sistem setara, maka meningkat ke tapak berikutnya yaitu resume dari kegiatan proses selama 1 bulan. Membuat resume ini ya susah dan gampang. gampangnya, saya terbiasa mengarang indah. Susahnya, resume berbicara dengan angka, grafik dan balok. Bisa dibayangkan, akan banyak ngomong dan mikirnya daripada presentasi itu sendiri.
Sebenarnya, presentasi itu adalah bagian tersulit. Karena angka tidak bisa dimanipulasi. Dengan begitu, apa yang tersaji dan terucap akan langsung menunjuk pada yang bersangkutan. Kurangnya dimana, salahnya apa, prosesnya bagaimana. Kalau data yang berbicara, tidak ada yang bisa mengelak. Saya jadi serba salah, tapi saya tetap memaparkan apa adanya sesuai data yang ada.

Otak saya gelisah, tertimbun dalam akar-akar serabut sejumlah angka. Saya merasa benar-benar linier cara berpikirnya. Semuanya dikalkulasikan berdasarkan logika dan kemungkinan. Kalau begini, harusnya kan begini. Memaksa sebuah proses dengan sebuah rumusan matematis linier meskipun banyak parameter yang mempengaruhinya. Maklum, target pabrik harus tercapai. Padahal kehidupan ini tidak semua linier. Ada silcular, ada transendent, ada siklikal. Halah embuh bahasa apa itu.

Makanya saya kangen sekali untuk menulis, mengisi otak saya dengan rangkaian huruf-huruf.