Selasa, 04 Februari 2014

Closing

Alhamdulillah sudah keluar dari dari yang namanya akhir bulan. Setiap akhir bulan selalu disibukkan dengan sejumlah angka yang ruwet dan susah sekali untuk diturut asal-usulnya.
Jadi ini ceritanya curhat ya, yang mau muntah silakan, mumpung saya sekarang narsis.
Sejak berpindah bagian di pabrik ini, ternyata pekerjaan yang dipegang benar-benar berubah secara drastis. Yang biasanya saya lihai membuat laporan dalam bentuk slide maupun cerita, sekarang laporannya dalam bentuk angka. Yang biasanya pegang Power Point dan Word, sekarang pegang Excel dan ERP. Yang biasanya bekerja dengan daya khayal tingkat tinggi, sekarang mengharuskan ketelitian tingkat tinggi. Tingginya seberapa?


Kegiatan rutin yang bisa dibilang memusingkan sekaligus mendebarkan.Terkubur dalam belantara angka-angka, yang dengan melihatnya saja mata berkunang-kunang, apalagi mendengar penjelasannya.
Cara gampangnya begini, semua bahan yang dibeli, yang diproduksi dan yang dijual harus tercatat. Bahan mentah, bahan setengah jadi, bahan jadi, barang siap jual harus tercatat dan teridentifikasi dengan baik. Dari belantara angka itu, harus dibuatkan sebuah laporan dalam 1 sampai 3 lembar saja yang menggambarkan keseluruhan kondisi pembelian, kondisi material, kondisi produksi, kondisi keuangan, serta kondisi penjualan
.
 3 lembarnya itu mudah, yang susah adalah harus bisa menjawab dari semua kemungkinan pertanyaan secara detail karena 3 lembar tidak menampilkan detail proses selama 1 bulan.
Masih bingung juga. begini, bayangkan jika ... eh jangan dibayangkan deh, nanti malah pusing. Biar pusingnya buat saya saja.
Dalam membuat sebuah tempe dengan model tertentu, dibutuhkan kedelai, ragi, daun pisang, lidi, serta bahan-bahan lain hingga 400 macam bahan. Padahal di pabrik ini mempunyai 300 varian model tempe berbagai rasa. Asal tahu saja, setiap bulan pabrik ini memproduksi tidak kurang dari 6 juta produk. Ndak usah bingung, itu angka apa nanti malah kena batuk.
Masing-masing proses dan bagian, punya pencatatan sendiri-sendiri, punya data sendiri-sendiri. Tugas masing-masing bagian adalah tertib untuk memperbarui semua bentuk perubahan perpindahan bahan, dalam bahasa kerennya, wajib upload transaksi pada sistem yang telah disediakan. Sistem ini sebagai penampung data. Sebagai basis data agar bisa digunakan oleh bagian lain untuk mengambil keputusan.
Dalam proses upload transaksi ini, ada banyak sekali data yang harus dimasukkan. Jumlah bahan bakunya saja sekitar 160 sekian, eh berapa tadi? tuuh kan belum apa-apa sudah lupa. Bukan hanya mungkin, tapi sering terjadi kesalahan. dan ini akan sangat panjang sekali jika masing-masing bagian ngotot dengan pendapatnya masing-masing, dengan data masing-masing. Padahal yang namanya pimpinan kan nggak mau tahu dengan itu semua, yang penting di akhir bulan semua pembelian barang sudah OK tidak masalah, semua penyimpanan dan pengeluaran barang klop, barang-barang produksi juga lancar, gudang barang jadi juga sesuai angkanya serta bagian pembayaran juga lancar. Tapi kan selaluuu saja ada masalah yang muncul.
Dari masalah yang muncul itu, masing-masing bagian membawa data sendiri-sendiri serta argumennya. Barang kurang misalnya, siapa yang harus bertanggung jawab ? Bagian pembelian klaim sudah membeli dengan jumlah yang sesuai, bagian gudang sudah menghitung dengan jumlah yang sesuai, bagian produksi sudah memproduksi dengan jumlah yang sesuai, bagian gudang barang akhir juga sudah menghitung dengan jumlah yang sesuai. tapi aktual barangnya, ADA YANG KURANG!

Harus dilakukan analisis data. Maka bisa dibayangkan, file excel itu dari ujung baris 1 hingga baris bawah 65536 tidak cukup untuk menampung data sekian banyak. Belum mengolahnya. Maka tidak heran, sekali buka file excel akan langsung berkaitan dengan 20 hingga 30 file excel yang lain. Membandingkan satu sama lain. Mencocokkan dengan sistem yang ada, siapa yang bertanggung jawab terhadap apa. Kurangnya dimana, hilangnya dimana? Dari situlah bisa diketahui fraud terjadi pada proses apa.

Memang catatan data manual atau data harian sangat diperlukan sebagai barang bukti. Cukup kuat dipakai sebagai argumen kontrol, namun akan membuat jumlah catatan semakin banyak. Logikanya, menghitung barang yang sama oleh siapa saja harusnya jumlahnya tetap. Namun karena sangat banyak sekali tangan yang membuat data, sudah dipastikan ada perbedaan (dalam taraf toleransi yang diijinkan).
Menjaga sistem, butuh ketelitian tingkat dewa. Mencermati angka satu demi satu, dibandingkan satu dengan yang lain, membuat rumus sakti untuk memudahkan pengecekan dan perbandingan. Mencari kesalahan proses dan memperbaikinya serta menstabilkan sistem. Karena sistem dibatasi oleh aturan-aturan yang sangat ketat. Sebuah transaksi terjadi kesalahan, akan menghambat transaksi berikutnya. Maka di akhir bulan muncullah pending transaksi akibat kesalahan-kesalahan proses ataupun kesalahan sistem itu sendiri. Demi mendapatkan ajian kesabaran tingkat dewa, maka saya mencermati semua pending tersebut, menurutkan prosesnya dan menemukan kesalahannya untuk kemudian dibuatkan sebuah tutorial penyelesaian masalah agar tidak terulang kembali di bulan depan. Sekaligus memberikan training kepada member bersangkutan.
Setelah proses dan sistem setara, maka meningkat ke tapak berikutnya yaitu resume dari kegiatan proses selama 1 bulan. Membuat resume ini ya susah dan gampang. gampangnya, saya terbiasa mengarang indah. Susahnya, resume berbicara dengan angka, grafik dan balok. Bisa dibayangkan, akan banyak ngomong dan mikirnya daripada presentasi itu sendiri.
Sebenarnya, presentasi itu adalah bagian tersulit. Karena angka tidak bisa dimanipulasi. Dengan begitu, apa yang tersaji dan terucap akan langsung menunjuk pada yang bersangkutan. Kurangnya dimana, salahnya apa, prosesnya bagaimana. Kalau data yang berbicara, tidak ada yang bisa mengelak. Saya jadi serba salah, tapi saya tetap memaparkan apa adanya sesuai data yang ada.

Otak saya gelisah, tertimbun dalam akar-akar serabut sejumlah angka. Saya merasa benar-benar linier cara berpikirnya. Semuanya dikalkulasikan berdasarkan logika dan kemungkinan. Kalau begini, harusnya kan begini. Memaksa sebuah proses dengan sebuah rumusan matematis linier meskipun banyak parameter yang mempengaruhinya. Maklum, target pabrik harus tercapai. Padahal kehidupan ini tidak semua linier. Ada silcular, ada transendent, ada siklikal. Halah embuh bahasa apa itu.

Makanya saya kangen sekali untuk menulis, mengisi otak saya dengan rangkaian huruf-huruf.

30 komentar:

  1. duh, nyerah deh kalau udah ngomongin angka-angka begitu... :'))

    BalasHapus
    Balasan
    1. iya, susah sekali kalau sudah tertimbun dengan angka-angka itu. Sudah barangnya gak tahu kemana pulak, angkanya minta disamain. Tapi sekali-kali cobalah untuk sekedar asah otak xixixi

      Hapus
  2. bagaimanapun rumitnya angka, masih dapat kita siasati kok mas. tentu kalau kita pintar bermain dengan logaritma. tapi lebih penting lagi adalah kejujuran. sebab itulah angka yang sempurna.

    keep blogging n smile...

    BalasHapus
    Balasan
    1. Naah itulah intinya, yang penting jujur dengan angka-angka itu. Tidak dimanipulasi atau dihilangkan karena sekalinya ada tidak jujur, maka akan membuat janggal pada semua proses yang berkaitan dengannya

      Hapus
  3. Iya mandore, lebih baik nulis lagi deeeh...
    *mojok ... pusing aku ama kerjaan pak mandore ini. :D

    BalasHapus
    Balasan
    1. iyaa, saya lebih baik merangkai huruf demi kata. Lebih enak dan pikiran lebih berkembang.

      Hapus
  4. Woow,, Pak Mandor di Material dan Purchasing Control ceritanya.
    Ntar akhir tahun atau kalau ada audit, orang udah pada kemana tau,
    Pak Mandor masih di depan monitor sambil ngitung2.
    # Saya teringat masalalu.

    BalasHapus
    Balasan
    1. whaahahaha akhirnya terbongkar juga apa yang sedang saya kerjakan ini. Berarti Ysalma juga mengerjakan sesuatu yang sama dengan saya. Saya harusnya berguru dengan sampeyan supaya punya jurus sakti menyelesaikan angka-angka ini secepatnya

      Hapus
  5. Sepertinya sangat mumet perhitungannya,
    kalau ngitung duit mah ada semangatnya ya Pak.

    BalasHapus
    Balasan
    1. Naah, sepertinya mumet. Apalagi ngitung duwitnya pabrik, malah lebih mumet karena saya gak pegang duwitnya xixixixi. Coba kalau langsung pegang, kan lumayan merasakan sensasi pegang.

      Hapus
  6. Pak Mandor ini selalu saja "pura2" curhat seolah syusyaaaaahhh untuk kerjaan yang sebenarnya "gampil" buat Pak Mandor... :)

    salam

    BalasHapus
    Balasan
    1. whahahaha bunda
      Lha wong emang susah. Makanya saya sedang belajar jurus-jurus saktinya. Bagaimana komputer ini bekerja dengan angka yang, dengan sekali enter langsung bekerja secara otomatis tanpa menyita banyak waktu. Tapi sampai sekarang kok belum bisa-bisa

      Hapus
  7. Nek saya mendingan berhadapan dengan manusia daripada dengan angka, Le'Ndor. Lha wong ngitung 7x8 saja masih nyari kalkulator jeh :mrgreen:

    (tapi nek ngitung duit ndak perlu kalkulator sih :P )

    BalasHapus
    Balasan
    1. Sebenarnya saya juga pernah membanding-bandingkan begitu. Lebih baik ngatur orang daripada ngatur angka. wahahahaha
      Lha ini disuruh ngitung juga dhuwitnya pabrik, gak pegang dhuwitnya gimana coba ....

      Hapus
  8. widiih..serem baca cerita akhir bulannya.... tapi, tetep semangat yaaa... insya Allah semua lancaaar... dan laris manis dagangannya, hehe

    BalasHapus
    Balasan
    1. Alhamdulillah masih diberi kemampuan untuk mengolah angka-angka itu menjadi sesuatu yang bisa dibicarakan dan diceritakan dengan mudah. Semoga saja pabrik ini tetap jaya, dan saya masih bisa kerja xixixixi

      Hapus
  9. wah pada ngomongin angka yang tidak nyata ya?

    BalasHapus
    Balasan
    1. iya, angka-angka yang barangnya malah tidak tahu juntrungannya

      Hapus
  10. Angka demi angka dibalik cerita ....
    Dan saat geseh satu angka terasa tarikannya hingga ke ujung kolom
    Dari postingan tercermin penikmat angka koq.
    Salam

    BalasHapus
    Balasan
    1. Wahahaha darimana kesimpulan penikmat angka itu
      Saya kan penikmat kopi (apa hubungannya xixixixi)

      Hapus
  11. membayangkan angkanya saja sudah pusing duluan ... :D

    BalasHapus
    Balasan
    1. Makanya jangan dibayangkan, biar pusingnya buat saya saja
      Sampeyan tinggal mendengarkan cerita di balik angka-angka itu

      Hapus
  12. Angka-angka juga membuat saya mumet waktu di STM
    Ternyata angka-angka juga muncul waktu di Akabri,Seskoad dan waktu sekolah di India
    Salam hangat dari Surabaya

    BalasHapus
    Balasan
    1. Pakde berusaha menghindar dari angka namun masih dikejar-kejar angka. Ya memang begitu kenyataannya

      Hapus
  13. semoga bakalan lebih enjoy bekerja nya... gue cuma bisa ngedo'a in aja. hehe

    BalasHapus
    Balasan
    1. Alhamdulillah saya masih dipercaya duduk di kursi ini mengolah angka. Terima kasih atas doanya, sangat membantu sekali untuk semangat saya di pabrik ini

      Hapus
  14. Jadi inget, kalo closing itu ga cuma teman2 akunting yg riweuh, semua orang suka ikutan repot Mas Mandor hihihi

    BalasHapus
    Balasan
    1. Berarti orin juga pernah ngalamin Closing ya. Saya malah sering menahan pulang orang gara-gara angkanya gak ditemukan. Sering pulang pagi sekitar jam 3 atau jam 4 gitu. Ngrepotin orang juga sih, tapi ya semua harus dipertanggung jawabkan.

      Hapus
  15. Balasan
    1. iya, jangan ikut-ikut melihatnya nanti malah tambah pusing xixixi

      Hapus

Ada komen, silahkan.
Mohon maaf jika tersandung Chapcha, setting saya sudah non-aktif tapi mungkin ini adalah kebijakan blogspot. Terima kasih